• Yaëlle Renaud

5 trucs à ne pas oublier lors de la planification de vos événements extérieurs

Je ne sais pas pour vous, mais de mon côté, j'ai l'impression que nous allons devoir gérer avec la Covid encore quelque temps. J'ai aussi l'impression que le sentiment d'appartenance des employés a grandement besoin d'encouragement et que l'organisation d'événements représente l'un des meilleurs moyens pour soutenir et créer la cohésion d'équipe. Si la participation à des événements intérieurs restent encore parfois légèrement gênante pour certains, dû aux possibilités de transmission aérosol. L'événement estival quant à lui représente une valeur beaucoup plus sûre et rassurante pour la majorité.


Souvenirs d'événements estivaux Vivaprodiens ;-)


"Voici quelques points à ne pas négliger lors de la planification de votre événement extérieur. "

Loin d'être une liste exhaustive, j'espère qu'elle saura vous épargner quelques mauvaises surprises et des nuits blanches de stress.



1- Le plan B - le chapiteau

Nous espérons tous pouvoir créer notre événement sous le soleil et l'ombre des arbres ou encore sous un ciel étoilé. Toutefois, il est primordial de prévoir un plan B. Malgré tous vos tableaux statistiques Excel, il est impossible de prévoir la météo pour une date donnée au Québec. Si on pense souvent au chapiteau pour protéger de la pluie, il permet aussi de protéger contre les rayons chauds du soleil et de prévenir les insolations. Gardez aussi en tête, qu'il existe différents modèle de chapiteaux comme cet élégant modèle ivoire fait en toile de bateau avec des poteaux en bois. Finalement, , n'hésitez pas à laisser remiser un chapiteau s'il n'est plus nécessaire et ce même s'il est déjà payé. Il n'aura pas été réservé en vain, il vous aura permis de mieux dormir ;-)



2- L'électricité :

C'est souvent un point sous-estimé autant en intérieur qu'en extérieur. Toutefois, les circuits électriques étant souvent plus rares en extérieur, il est d'autant plus important de valider vos besoins énergétiques avec les ressources électriques à votre disposition. Les jeux gonflables sont énergivores. Les machines à café sont aussi très énergivores alors en cas de restrictions électriques, peut-être penser à enlever l'offre café souvent peu populaire en événement estivale de toute manière. La location de génératrices est une option pour pallier à un manque électrique mais considérez le bruit, la senteur et l'aspect visuel de sa présence.


3- Le sol :

Vous vous dites " ouff on a passé proche mais heureusement, il fait un super beau soleil le jour de notre événement. Quelle bonne nouvelle puisque les derniers jours étaient un déluge." Toutefois, avez-vous pensé à l'état de votre sol ? Un sol de terre restera boiteux longtemps et un terrain gazonné spongieux. Regardez la dénivellation de votre sol lorsque que vous faites la sélection de votre site et assurez-vous que votre terrain n'est pas en bas d'une pente. Une autre manière de se protéger est de procéder à l'installation de votre chapiteau quelques jours à l'avance si le site vous le permet bien entendu.


4- La bonne chaussure :

Pensez à conseiller vos invités sur la chaussure adaptée au lieu et aux activités prévues lors de votre événement. Un sol rocailleux rendra pénible la journée de la personne qui a sélectionné le talon, et ce aussi bas soit-il. Vous pensez surprendre vos convives avec une petite olympiade? Les adeptes de la "gougoune" risquent d'augmenter leurs probabilités de foulage de cheville.



5- La Trousse :

Nous on l'appelle la VivaBox, c'est notre boîte fourre-tout avec toutes les choses que l'on a souvent besoin en événement: ciseau, ties rap, briquet, crayon, fil de pêche ect... Pour les événements estivaux, on pense à ajouter crème solaire & chasse-moustiques. Il ne faut pas sous-estimé, le pouvoir désagréable que peuvent avoir des moustiques sur un événement.

Mention spéciale aussi à la trousse de premiers soins à ne pas oublier. Vos invités vous en seront reconnaissants.


Voilà en espérant que cette petite liste vous a aidé :-)


Psst ... en passant, on vient de débuter notre page Instagram ... venez découvrir nos photos et inspirez-vous :-)



Posts récents
Pour recevoir mes nouveaux posts dès lors sortie, inscrivez-vou ici :-) 

Merci pour votre envoi !